Główny specjalista do spraw obsługi Ministra w Biurze Ministra

MKiDN | Warszawa
dodano: 2012-02-02

Wymiar etatu: 1

- Liczba stanowisk pracy: 1

Adres urzędu
ul. Krakowskie Przedmieście 15/17
00-071 Warszawa

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:
- analizuje i ocena zgłaszane Ministrowi (pisemne, telefoniczne, osobiście) problemy i proponuje ich rozwiązanie; wskazuje interesantom właściwych pracowników i komórki organizacyjne ministerstwa, informuje o możliwościach załatwienia sprawy i pośredniczy w kontaktach z pracownikami ministerstwa;
- planuje kalendarz Ministra; proponuje i organizuje spotkania z interesariuszami i interesantami, informuje organizatorów imprez o planowanym udziale Ministra, dostosowuje i uzgadnia ich program; weryfikuje i opiniuje zaproszenia oraz poszczególne propozycje spotkań;
- przygotowuje - w porozumieniu z właściwymi departamentami ministerstwa - materiały niezbędne do prawidłowej i efektywnej pracy Ministra;
- uczestniczy w spotkaniach Ministra z kierownictwem ministerstwa, politykami, dziennikarzami i przedstawicielami różnych grup interesu; sporządza notatki służbowe; stanowi osobę kontaktową dla uczestników spotkań; rozwiązuje problemy; przekazuje informację i dyspozycję Ministra odpowiednim departamentom; ewaluuje celem optymalizacji procesu decyzyjnego i realizacji zadań;
- koordynuje przygotowanie i przebieg wyjazdów krajowych i zagranicznych, nadzoruje przygotowanie materiałów informacyjnych (harmonogramy, plany wizyt), uczestniczy w prowadzeniu spraw organizacyjnych wynikających z działalności Sejmu i Senatu oraz ich komisji; uczestniczy w delegacjach w celu zabezpieczenia organizyjno-technicznej strony funkcjonowania Ministra;
- na polecenie Ministra reprezentuje go podczas nieoficjalnych uroczystóści.

Warunki pracy
- Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
Praca pod presją czasu, w razie potrzeby praca poza siedzibą urzędu oraz w nietypowych godzinach. Podejmowanie decyzji w warunkach stresu, obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie telefoniczne, mailowe, organizacja spotkań, praca wymagająca dyspozycyjności. Uczestniczenie w wyjazdach krajowych i zagranicznych.

- Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
      - praca na parterze,
      - narzędzia i materiały pracy – komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner,
      - praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie,
      - bariery architektoniczne: brak zainstalowanej windy, brak podjazdu dla osób niepełnosprawnych,
      - pomieszczenie higieniczno – sanitarne nieprzystosowane dla osób niepełnosprawnych,
      - brak oznaczeń dla osób niewidomych,
      - brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy
n i e z b ę d n e

- wykształcenie: wyższe
- doświadczenie zawodowe/staż pracy: 2 lata doświadczenia zawodowego w administracji publicznej
- pozostałe wymagania niezbędne:
  - zaawansowana znajomość języka angielskiego;
  - komunikatywna znajomość języka francuskiego;
  - rzetelność, zoorientowanie na osiąganie celów, gotowość do doskonalenia zawodowego, umiejętność radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych, umiejętność współpracy; pozytywne podejście do klienta; umiejętność skutecznej komunikacji, umiejętność podejmowania decyzji;
  - wiedza specjalistyczna z zakresu ustawy o prowadzeniu działalności kulturalnej;
  - znajomość ustawy o służbie cywilnej;
  - znajomość protokołu dyplomatycznego oraz zasad savoir-vivre;
  - znajomość obsługi programów komputerowych (MS Office, LEX, Adobe Reader, Nero Start Smart Essentials, Abbyy).

wymagania dodatkowe
- wiedza o kulturze i sytuacji politycznej w kraju i na świecie;
- doświadczenie w obszarze kultury i mediów oraz w zarządzaniu projektami.

Wymagane dokumenty i oświadczenia:
- życiorys i list motywacyjny
- oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji
- oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych
- oświadczenie kandydata o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
- kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie
- kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa lub oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego

Kopie innych dokumentów i oświadczenia:
- Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatów, którzy zamierzają skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatów
- kwestionariusz osobowy zamieszczony na stronie internetowej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego: www.mkidn.gov.pl
- kopie świadectw pracy.

Termin składania dokumentów: 10-02-2012

Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Biuro Podawcze
ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa
Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu/e-mail (022) 42-10-574/ jmoscicka@mkidn.gov.pl

Inne informacje:
Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone. Oferty otrzymane po terminie nie będą rozptrywane (liczy się data wpływu dokumentów do Ministerstwa).

Źródło: www.ogloszenia.bip.kprm.gov.pl